Administratief medewerker Facilitair

Binnen de afdeling Housing & Facilities ondersteun je de dagelijkse facilitaire dienstverlening. Je werkt onder verantwoordelijkheid van de manager Housing en Facility en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en dienstverleners. De nadruk ligt op het zorgvuldig bijhouden van de administratie, het verwerken van aanvragen en het bewaken van de voortgang.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Verwerken van mutaties, aanvragen en bestellingen in onze systemen en bijhouden van de bijbehorende administratie.

Uitvoeren van terugkerende werkzaamheden binnen een financiële deeladministratie, zoals het registreren en controleren van gegevens.

Aannemen en registreren van meldingen, vragen en klachten van gebruikers. Je handelt deze waar mogelijk zelf af of zet ze door naar de juiste collega of dienstverlener en houdt de voortgang bij.

Actueel houden van informatie over facilitaire processen, de producten- en dienstencatalogus en de intranetpagina’s van Housing & Facilities.

Afstemmen van dagelijkse werkzaamheden met dienstverleners, bijvoorbeeld voor schoonmaak, beveiliging en catering, en vastleggen en opvolgen van afspraken.

Plaatsen van bestellingen en bijhouden van de voorraad en voorraadadministratie.

Ondersteunen bij het bewaken van de kwaliteit van de receptie en schoonmaak. Je signaleert aandachtspunten en bespreekt deze met de betrokkenen.

Helpen bij de voorbereiding en organisatie van interne evenementen en bijeenkomsten, bijvoorbeeld door aanvragen te verwerken, voorzieningen te regelen en afspraken vast te leggen.

Zo zorg je samen met je collega’s voor een prettige, goed georganiseerde werkomgeving.

Je werkt nauwkeurig, brengt graag structuur aan en vindt het prettig om anderen verder te helpen. Je houdt overzicht wanneer er verschillende vragen tegelijk binnenkomen en stemt met je collega’s af wat prioriteit heeft. Ook durf je vragen te stellen als iets onduidelijk is.

Verder breng je mee:

Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een administratieve of facilitaire achtergrond.

Ervaring met administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van gegevens, aanvragen en bestellingen.

Vaardigheid met digitale administratiesystemen en gangbare kantoorprogramma’s, en de bereidheid om nieuwe systemen te leren.

Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels, passend bij onze internationale werkomgeving.

Een servicegerichte instelling en plezier in samenwerken met collega’s en externe dienstverleners.

Heb je nog niet met alle genoemde werkzaamheden ervaring, maar wel een goede administratieve basis en de motivatie om te leren? Dan nodigen we je ook van harte uit om te reageren.

De functie die wij aanbieden is een parttime functie, voor 24 uur per week verdeeld over 4 dagen. Je komt in dienst bij NWO-I (Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten). Wij bieden de functie aan voor een periode van 1 jaar. Met de intentie om deze om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd bij wederzijds goedvinden. Het salaris is in overeenstemming met de NWO-salarisschaal 5 met een maximum van € 3.545,– bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van opleidingsniveau en ervaring.

NWO-I biedt goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Een eindejaarsuitkering van 8,33% van het bruto jaarsalaris;
  • Een vakantietoeslag van 8% van het bruto jaarsalaris;
  • 42 vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband;
  • Vergoeding van reiskosten;
  • Een uitstekende pensioenregeling;
  • Mogelijkheden voor (aanvullende) persoonlijke ontwikkeling;
  • Uitstekende voorzieningen voor ouderschapsverlof;
  • Ruime opleidingsmogelijkheden;
  • Mogelijkheid tot flexibele werktijden;